Liebe VVA – Verantwortliche
Wir nähern uns dem Jahresende und ich möchte euch bitten, jetzt schon mit der Bereinigung der vereinseigenen Daten in der VVA zu beginnen.
Der Verein ist zuständig für die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten. Die Genauigkeit und Aktualität der Daten in der VVA ist abhängig davon, wie korrekt und wie oft die Vereine Mutationen eingeben. Im eigenen Interesse der Vereine bitte jede Adressänderung, jeden Leiterinnenwechsel, jeden Vorstandswechsel, jeden Todesfall, etc. sofort mutieren, um peinliche Situationen zu vermeiden!
Bitte überprüfen Sie
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Vereinsdaten
- korrekter Name des Vereins bzw. der selbständigen Gruppen (gemäss Statuten des Vereins)
- Adressdaten des Vereins sofern der Verein eine offizielle Vereinsadresse hat (z.B. Postfach) (Hinweis: falls keine eigene Vereinsadresse vorhanden ist, wird automatisch die Adresse der Vereinspräsidentin gewählt)
- im Register „Sportarten“ alle Sportarten angeben, die der Verein anbietet
- im Register „Funktionen“ ob alle Vereinsfunktionäre erfasst und auf dem neuesten Stand sind und eine VVA–Verantwortliche Person definiert ist
- Im Register Sportarten, überprüfen das aktuelle Angebot noch mit den gewählten Sportarten übereinstimmt.
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Etatdaten
Die Etatdaten in der VVA entsprechen den Zahlenangaben in den früheren Beitragsformularen. Damit die Etatdaten jedoch die korrekten Zahlen ausweisen, müssen die Mitgliederkategorien korrekt erfasst sein. Dem Kantonalverband werden die Stimmen für die Abgeordnetenversammlung zugeteilt aufgrund des Totals der Mitglieder. (Die weit verbreitete Meinung, dass Passive, Jugendliche, Muki-Frau / Vaki nicht zählen und somit nicht zu erfassen sind, ist falsch!)
Die Statistik 2010 wird per Stichtag 1.1.2011 erhoben!
Diese Daten bilden dann auch die Basis für die Verrechnung von Abgaben.
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Adressdaten
Die Mitgliederkategorie erscheint unter Adressdaten, Registerkarte Mitgliedschaft. Wenn für Personen unter der gleichen Mitgliedernummer mehreren Mitgliederkategorien erfasst werden, zählt die VVA die Person automatisch nur einmal sofern:
Für Personen mit mehreren Funktionen (im eigenen oder einem benachbarten Verein) die Adresse nur einmal erfasst wurde. Im Stamm Verein unter Mitgliederkategorie "Aktivmitglied Erwachsene" mit der jeweiligen Funktion nur einmal vorkommt. Für alle andern Tätigkeiten im eigenen oder benachbarten Verein die Mitgliederkategorie "Mitarbeiterin Verein" mit der/den jeweiligen Funktion/en eingeben ist.
Bei Vorstandsmitgliedern und Leiterinnen ist, wo immer möglich, zusätzlich die AHV-Nummer, E-Mail Adresse, Geburtsdatum einzugeben.
Verbandsorgan: Dynamica-Abonnementsart erfassen
- für alle erwachsenen Mitglieder und Leiterinnen obligatorisch „Abonnement normal“
- ohne Bezugspflicht: Jugendliche, Passive Mitglieder, MUKI-Frauen nicht im Verein „keine Abopflicht“
Damit das Dynamica zugestellt werden kann, muss zusätzlich im Feld Abobeginn ein Datum eingesetzt sein (Tagesdatum oder Datum in der Vergangenheit) Infoversand:
- Zusendung des kantonalen Informations-Organs (grünes Heftchen)
- bei allem Vorstandsmitgliedern und Leiterinnen muss bei „Infoversand“ ein Häkchen gesetzt sein.
Damit die Wiedergabe der Telefonnummern in Listen gleich erscheint, muss die Telefonnummer in folgendem Format erfasst werden: 000-000 00 00
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Organdaten
In den Organdaten werden die einzelnen Sportgruppen innerhalb des Vereins erfasst. In den Organdaten wird die Gruppenliste erstellt (Leiterinnen und Turnende)
- alle Strukturen innerhalb des Vereins erfassen mittels „Organe verwalten“ (Beispiele: Gruppen innerhalb eines Vereins erfassen, Organisationskomitee, Kommission für Jugendfragen, etc.)
- nötigenfalls auch Funktionsverteilung innerhalb dieses Organs verwalten mittels „Funktionen verwalten“ (Beispiel: Leiterin, Gruppenpräsidentin)
- Personen zu den entsprechenden Organen zuordnen (Beispiel: Turnerinnen der Gruppe XY zuordnen)
- Dies ist wichtig speziell bei den Jugendlichen inkl. MUKI / VAKI, da hier an hand dieser Angaben ein Gruppen – Versicherungsbeitrag verrechnet wird.
